Une nouvelle recrue perd rarement du temps sur le métier. Elle en perd sur l'accès qui n'est pas ouvert, le document introuvable et la question qu'elle n'ose pas reposer, et ces trois pertes sont entièrement évitables.
Pourquoi l'accueil est le meilleur test de votre organisation
Une personne qui arrive ignore tout, et cette ignorance révèle exactement ce qui n'est écrit nulle part.
Tout ce qu'elle doit demander est une chose que votre organisation garde dans des têtes. Chaque question qu'elle pose désigne un savoir non transmis, et vous ne le verrez jamais aussi clairement qu'à ce moment.
La bonne pratique tient en une phrase : demandez à la nouvelle recrue de noter chaque question qu'elle a dû poser pendant son premier mois. Cette liste est le meilleur diagnostic organisationnel qui existe, et elle est gratuite.
La liste des questions du premier mois se transforme directement en documentation. Écrite par quelqu'un qui ne savait pas, elle est infiniment plus utile qu'une documentation écrite par quelqu'un qui sait.
Les cinq choses à préparer avant l'arrivée
Aucune ne demande plus d'une heure, et leur absence coûte des semaines.
Tous les accès ouverts le premier jour
Messagerie, outils métier, dossiers partagés, badge. Une personne qui attend un accès pendant une semaine perd une semaine, et elle commence par apprendre que l'organisation est lente.
Qui fait quoi, sur une page
Pas un organigramme hiérarchique : la liste des sujets et de qui les traite. C'est ce qu'on cherche réellement pendant les premiers mois.
Les trois gestes du quotidien
Comment on saisit, où l'on range, qui l'on prévient. Une page, avec des captures d'écran, remplace une semaine de questions.
Un premier travail utile et borné
Une tâche réelle, achevable en quelques jours, dont le résultat sert. Elle vaut mieux qu'une semaine d'observation, qui n'apprend rien et démoralise.
Une personne désignée à qui demander
Nommée, prévenue, et disponible. Sans elle, la nouvelle recrue dérange tout le monde un peu et n'ose plus rien demander au bout de dix jours.
Ce qui rend autonome, et ce qui donne l'illusion
Une formation longue en début de parcours donne l'impression d'avoir bien fait et produit peu.
On retient ce qu'on a essayé de retrouver, pas ce qu'on a écouté. Une demi journée de présentation générale est oubliée en une semaine, tandis qu'une réponse cherchée au moment où l'on en a besoin reste.
Ce qui rend autonome est donc de rendre l'information trouvable plus que de la présenter. Une page de recherche, un endroit unique qui fait foi, et l'autorisation explicite de reposer une question déjà posée.
Cette dernière autorisation compte davantage qu'on ne croit : la peur de paraître lent est la première cause de silence, et le silence coûte plus que la question.
Le départ, qui se prépare le jour de l'arrivée
Ce qui est écrit à l'arrivée sert au départ, et l'inverse n'est pas vrai.
Inscrivez chaque accès au moment où vous le donnez. C'est le seul moment où l'on sait exactement ce qu'on donne. Le retrouver ensuite prend une heure, l'inscrire en prend dix secondes.
Et la liste des questions du premier mois, transformée en documentation, est exactement ce qui manquera le jour où cette personne partira.
Ce que nous mettons en place
Un dispositif d'accueil avec liste d'accès tracée, page des trois gestes du quotidien, espace de recherche dans vos documents et suivi des questions posées : de 4 000 à 12 000 francs selon la taille de l'équipe. Trois à huit semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il commence par une question à votre dernière recrue : qu'a t elle mis le plus de temps à trouver ?
Une arrivée à préparer ?
Audit gratuit sous 48 heures, à partir de ce que votre dernière recrue a cherché
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