Un justificatif se perd entre le moment de la dépense et celui de la comptabilité, et presque jamais ailleurs. Tout dispositif qui n'agit pas dans les trente secondes qui suivent l'achat échoue, quel que soit son raffinement.
Le seul moment qui compte
Un ticket photographié au moment du paiement est conservé. Un ticket mis dans une poche est perdu une fois sur trois, et la proportion monte avec le temps qui passe.
Ce n'est pas une question de discipline. C'est que le geste de rangement est séparé du geste de dépense, et que tout ce qui est séparé est reporté puis oublié.
La conséquence pour la conception est brutale : si prendre la photo demande d'ouvrir une application, de se connecter, de choisir une catégorie et de saisir un montant, cela ne sera pas fait. Deux gestes, pas plus, et le reste se déduit ou s'attend.
Ce qui se déduit et ce qui doit être saisi
La règle que nous appliquons : ne demander que ce qu'aucun système ne peut deviner.
La date, l'heure et le lieu viennent de l'appareil. Le montant et le fournisseur se lisent sur l'image dans la plupart des cas, et quand la lecture est incertaine le système le signale au lieu de deviner.
Ce qui doit être saisi tient en un mot : le motif. Pour qui, pour quel dossier, pourquoi. C'est ce que seul l'humain sait, c'est ce qui décide de l'imputation comptable et de la déductibilité, et c'est précisément ce que les systèmes oublient de demander.
Un justificatif sans motif est un justificatif à moitié perdu : il faudra reconstituer le contexte trois mois plus tard, ce qui prend plus de temps que la saisie initiale et se fait plus mal.
Ce que la conservation impose
Le Code des obligations impose, à l'article 958f, la conservation des documents comptables pendant dix ans, dans une forme permettant de reconstituer les opérations.
Appliqué aux justificatifs, cela veut dire que l'image doit rester lisible, rattachable à son écriture, et accompagnée de la trace de ce qui a été fait avec elle. Une photo dans une galerie de téléphone ne satisfait aucune de ces trois conditions.
La question de savoir si l'original papier peut être détruit dépend du type de document et relève de votre fiduciaire ou de votre conseil. Nous concevons le système en fonction de ce qu'ils auront tranché ; nous ne nous substituons pas à eux.
Les trois erreurs qui font échouer ces dispositifs
Exiger une validation avant l'enregistrement. Le justificatif doit être capté d'abord et validé ensuite. Inverser l'ordre revient à perdre les pièces des personnes qui n'ont pas le temps de valider.
Imposer une catégorie au moment de la photo. C'est un travail comptable, il se fait au bureau, par quelqu'un dont c'est le métier. L'imposer sur le trottoir garantit des catégories fausses.
Rendre l'application indispensable au réseau. Un parking souterrain, un déplacement à l'étranger, une zone blanche. La capture doit fonctionner hors connexion et se synchroniser au retour du réseau.
Coût et délai
Un dispositif de capture avec lecture des montants, saisie du motif, file de validation, rattachement comptable et conservation conforme : de 5 000 à 14 000 francs selon le nombre de personnes et les raccordements. Quatre à huit semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il mesure une seule chose au départ : combien de justificatifs manquaient au dernier bouclement, et ce que cela a coûté en déductions perdues et en temps de reconstitution.
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