Numériser un carton d'archives coûte peu. Retrouver un document précis dans le résultat coûte cher si personne n'y a pensé avant. La question n'est jamais « comment scanner » mais « comment retrouver », et elle se tranche avant le premier document.
Ce que le droit suisse impose, et ce qu'il n'impose pas
Le Code des obligations exige, à l'article 958f, que les documents comptables soient conservés pendant dix ans, dans une forme permettant de reconstituer les opérations.
Ce que cela implique : la conservation doit être fiable et la reconstitution possible. Ce que cela n'implique pas : que tout doive être conservé sur papier, ni que tout doive être numérisé. Beaucoup d'entreprises numérisent par précaution des documents qu'aucune obligation ne concerne, et conservent mal ceux qui comptent.
Le premier travail est donc un tri, pas une numérisation. Il est rapide et il réduit souvent le volume de moitié. Pour la qualification précise de vos obligations, votre fiduciaire ou votre conseil tranchera : nous ne nous substituons pas à eux.
Le plan de recherche, avant le premier document
Un fichier numérisé et non indexé est moins utile qu'un carton étiqueté, parce qu'on ne peut même pas le feuilleter.
La question à trancher : quand vous chercherez un document dans trois ans, que saurez vous ? Le nom du client, l'année, un numéro de facture, un nom de chantier. Ce que vous saurez alors définit les champs d'indexation, et rien d'autre.
Cette question évite deux erreurs symétriques : indexer trop, ce qui coûte cher et ne sert pas ; et indexer trop peu, ce qui rend l'ensemble inexploitable.
La reconnaissance de texte aide, elle ne remplace pas l'indexation : elle échoue sur les écritures manuscrites, les tampons, les documents anciens, et elle ne sait pas que ce nombre est un numéro de dossier.
Le test avant de lancer : prenez cinq documents que quelqu'un a réellement cherchés cette année et demandez comment on les retrouverait dans le système prévu. Si l'un des cinq résiste, le plan de recherche est incomplet.
Ce qu'il ne faut pas numériser
Ce qu'aucune obligation ne concerne et que personne ne cherche. Brouillons, doublons, versions intermédiaires. Le tri coûte moins cher que la numérisation, et beaucoup moins cher que la conservation.
Ce dont l'original doit être conservé de toute façon. Dans ce cas la numérisation est un confort de consultation, pas un remplacement, et le budget doit être décidé en connaissance de cause.
Ce qui contient des données personnelles dont vous n'avez plus besoin. Numériser prolonge la conservation d'informations qu'il vaudrait mieux détruire. La numérisation est le bon moment pour poser cette question, pas pour l'éviter.
Où cela vit ensuite
En Suisse, avec des sauvegardes versionnées dont une copie hors site, et un compte d'écriture qui ne peut pas effacer. Une archive numérique détruite est définitivement détruite, ce qui n'est pas vrai d'un carton mouillé.
Et une procédure de restauration écrite et testée. Une archive qu'on n'a jamais su restaurer n'est pas une archive, c'est un espoir.
Coût et délai
Le plan de recherche, le tri et la mise en place du système d'archivage, hors prestation de numérisation elle même : de 4 000 à 12 000 francs selon le volume et le nombre de types de documents. Trois à huit semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il porte d'abord sur le tri : ce qui doit être conservé, ce qui peut être détruit, et ce qui doit rester sur papier.
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