Un devis qui n'arrive pas coûte un client, et personne ne le sait. C'est le défaut le plus silencieux d'une entreprise : le destinataire croit que vous n'avez pas répondu, et vous croyez qu'il ne répond pas.
Les trois réglages qui règlent la majorité des cas
Ils tiennent en trois enregistrements techniques associés à votre nom de domaine, et leur absence explique l'essentiel des problèmes que nous rencontrons.
Déclarer qui a le droit d'envoyer en votre nom
Sans cette déclaration, n'importe qui peut écrire en se faisant passer pour vous, et les serveurs destinataires traitent vos vrais courriels avec la même méfiance.
Signer vos envois
Une signature cryptographique attachée à chaque message prouve qu'il vient bien de votre domaine et qu'il n'a pas été modifié en route.
Dire quoi faire des messages non conformes
Une politique publiée indique aux serveurs destinataires comment traiter un message qui prétend venir de vous sans passer les deux contrôles précédents.
Ces trois réglages se posent en une heure par quelqu'un qui sait où regarder, et ils sont absents ou incomplets sur la majorité des domaines de PME que nous auditons.
Les causes qui restent quand les trois réglages sont bons
Elles sont plus rares et plus pénibles.
Une adresse d'expédition qui ne correspond à rien. Un formulaire de site qui envoie en se faisant passer pour l'adresse du visiteur est le cas le plus fréquent, et il est presque toujours involontaire.
Un hébergement partagé avec de mauvais voisins. Votre courriel part d'une machine dont l'adresse a été signalée à cause de quelqu'un d'autre. Cela se vérifie et cela se change.
Le contenu lui même. Une pièce jointe volumineuse, un lien vers un service de partage, un texte très court avec une seule adresse. Rien de tout cela n'est interdit et tout cela augmente la méfiance.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire
Envoyer une campagne depuis votre domaine principal sans préparation. Un envoi massif depuis une adresse qui n'en fait jamais dégrade la réputation du domaine, et ce sont vos devis qui en paient le prix ensuite.
Acheter une liste d'adresses. Le taux de plaintes qui suit abîme durablement la réputation, et c'est en plus un traitement de données personnelles que rien ne justifie.
Demander au destinataire de vous ajouter à ses contacts. Cela fonctionne pour lui et cela ne règle rien pour les cinquante suivants. C'est un pansement présenté comme une solution.
Comment savoir si le problème existe, avant qu'il coûte
Deux vérifications simples, faites une fois.
Envoyez un message à une adresse chez chacun des grands fournisseurs, et regardez où il arrive. C'est grossier et cela révèle immédiatement un problème massif.
Puis activez les rapports que les serveurs destinataires peuvent renvoyer sur les messages prétendant venir de vous. Ils révèlent aussi les usurpations, c'est à dire les gens qui écrivent en votre nom, ce que la plupart des entreprises découvrent à cette occasion.
Coût et délai
La mise en place des trois réglages, la vérification des chemins d'envoi et l'activation des rapports : de 800 à 2 500 francs selon le nombre de services qui envoient en votre nom, ce qui est presque toujours plus que prévu.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il liste tout ce qui envoie du courriel en votre nom, ce qui est la première surprise, et l'état des trois réglages.
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