Un club d'aviation tient par quelques bénévoles, et ce qui les use n'est presque jamais le vol. C'est la reconstitution de fin de mois : qui a volé, combien de temps, sur quel appareil, et à quel tarif s'applique quelle réduction.
Pourquoi la facturation d'un club est plus difficile qu'elle n'en a l'air
Une facture de club n'est pas un produit fois une quantité. Quatre choses se croisent, et aucun outil généraliste ne sait les croiser.
Le tarif dépend du membre
Membre actif, junior, école, invité, ancien. Les grilles sont issues d'assemblées générales successives et personne n'en a la version consolidée.
Le tarif dépend de l'appareil et parfois de l'heure
Certains clubs pratiquent des tarifs différents selon la saison ou le créneau, pour lisser l'usage.
La durée n'est pas toujours celle du vol
Heures moteur, heures bloc, atterrissages comptés séparément. Deux clubs voisins n'appliquent pas la même règle, et il faut suivre celle du club, pas celle de l'outil.
Les avoirs et les compensations
Une heure offerte pour un service rendu, un convoyage, une aide à l'entretien. C'est la partie la plus humaine du club et la plus mal gérée par les logiciels.
La première tâche d'un projet de ce type n'est pas technique : c'est de reconstituer la grille tarifaire réellement appliquée, qui n'existe nulle part sous forme écrite et consolidée. Cela prend deux réunions et cela vaut le prix.
Ce qui ramène la soirée à dix minutes
Le calcul n'est pas le problème : une machine le fait en une seconde. Le problème est la collecte, et elle se règle en amont, pas au moment de facturer.
Trois conditions suffisent. Le vol est clôturé par celui qui l'a fait, immédiatement, en deux gestes. Le tarif applicable est déterminé automatiquement à partir du membre et de l'appareil. Et les cas particuliers, avoirs et compensations, sont saisis quand ils se produisent, pas reconstitués de mémoire.
Quand ces trois conditions sont remplies, la facturation de fin de mois devient une relecture, et le trésorier ne fait plus que valider ce qu'il voit.
Les cotisations, et le piège du renouvellement
La cotisation annuelle est le poste où les clubs perdent le plus d'argent sans s'en apercevoir : un membre qui ne renouvelle pas et que personne ne relance.
La parade est simple et rarement mise en place : une relance automatique à date fixe, puis une seconde, puis un signalement au comité. Trois messages préparés à l'avance récupèrent l'essentiel des oublis, qui sont presque toujours des oublis et non des départs.
Le même mécanisme sert pour les échéances qui bloquent un vol : licence, visite médicale, contrôle de compétence. Un membre prévenu trente jours avant s'organise ; prévenu la veille, il ne vole pas.
Ce qui reste au club
Les données des membres sont des données personnelles, et un club en détient beaucoup : identités, licences, visites médicales, historiques de vol.
Elles restent hébergées en Suisse, elles appartiennent au club, et le comité décide qui y accède. Le code est livré et repris par n'importe qui : un club doit survivre au départ de son prestataire comme à celui de son trésorier.
Coût et délai
Un dispositif membres, tarifs, clôture de vol, facturation, cotisations et échéances, hébergé en Suisse : de 8 000 à 20 000 francs selon le nombre de membres et d'appareils. Six à douze semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il commence par une question qui dit tout du club : combien de temps a pris la dernière facturation mensuelle, et qui l'a faite ?
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