Dans une étude, la confidentialité n'est pas une contrainte ajoutée, c'est la matière première. Et elle ne fuit presque jamais par le logiciel de gestion, qui est le seul objet que tout le monde examine.
Par où les données sortent réellement
Quatre chemins, et aucun ne passe par le dossier client dans le logiciel métier.
La pièce jointe envoyée par courriel. Elle traverse plusieurs serveurs, elle est conservée dans deux boîtes, et elle se retrouve indéfiniment dans l'historique de correspondance de chacun.
Le service de partage de fichiers utilisé en urgence. Choisi parce qu'il était sous la main, souvent hébergé à l'étranger, et jamais retiré ensuite.
Les outils de l'équipe. Messagerie instantanée, prise de notes, assistant de rédaction, transcription. Chacun peut emporter des extraits de dossiers.
Les appareils personnels. Un document consulté sur un téléphone privé y reste, et ce téléphone n'a pas de politique de conservation.
Le relevé qui surprend le plus : la liste des services tiers réellement appelés depuis les postes de l'étude. Elle est toujours plus longue que ce que la direction imagine, et elle se dresse en une journée.
L'échange avec le client, qui est le premier chantier
C'est là que le volume passe et c'est là que l'effort rapporte le plus.
Un espace d'échange dédié, hébergé en Suisse, où le client dépose et récupère, remplace la pièce jointe et supprime la copie éternelle dans deux boîtes de messagerie.
Trois exigences le rendent utilisable. Il ne doit pas demander plus qu'un courriel, sinon il ne sera pas utilisé. Il doit tracer les accès, pour pouvoir dire qui a consulté quoi et quand. Et il doit avoir une politique de conservation écrite, avec une suppression effective et non un simple masquage.
Ce qu'il faut exiger d'un fournisseur, par écrit
Quatre questions, et les réponses se demandent avant la démonstration.
Où sont physiquement les données, et chez quel sous traitant ?
Un fournisseur sérieux répond en une page, avec le nom du sous traitant technique et le droit dont il relève.
Qui, chez vous, peut accéder à nos dossiers ?
L'assistance, l'exploitation, la maintenance. La bonne réponse décrit une procédure et une trace, pas une intention.
Que se passe t il si nous partons ?
Export complet, dans un format lisible, et suppression effective chez vous, avec confirmation écrite.
Comment sont chiffrées les données au repos et en transit ?
La question est technique et la réponse doit être précise. Une réponse générale sur la sécurité est une absence de réponse.
Ce que nous ne faisons pas, et pourquoi nous le disons
Nous ne donnons aucun avis sur vos obligations professionnelles de confidentialité ni sur ce que votre ordre ou votre chambre autorise. Ces questions relèvent de votre profession et nous ne les tranchons pas.
Ce que nous faisons est technique et vérifiable : héberger en Suisse, documenter ce qui sort et ce qui ne sort pas, tracer les accès, et livrer un système que vous possédez et qu'un autre prestataire peut reprendre.
Nous vous fournissons de quoi répondre quand quelqu'un vous demande où vivent les dossiers et qui peut les lire. La qualification de ce qui est suffisant reste la vôtre.
Coût et délai
Un espace d'échange client hébergé en Suisse, avec traçabilité des accès, politique de conservation et export complet : de 8 000 à 20 000 francs selon le nombre d'utilisateurs. Cinq à dix semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il commence par le relevé des services tiers réellement appelés, qui est toujours instructif.
Savoir ce qui sort ?
Audit gratuit sous 48 heures, relevé des services tiers réellement appelés
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