Un cahier des charges n'a qu'une fonction utile : permettre de constater, à la livraison, si ce qui a été demandé a été fait. Tout ce qui ne sert pas à ce constat alourdit le document sans rien protéger.
Les cinq éléments qui protègent réellement
Ils tiennent en quelques pages et ils suffisent dans la grande majorité des projets de PME.
Les scénarios, pas les fonctions
Non pas « le système doit gérer les clients » mais « une secrétaire encaisse un acompte pour un client qui n'existe pas encore, un vendredi soir, depuis son téléphone ». Un scénario se vérifie ; une fonction se discute.
Ce qui est explicitement hors périmètre
L'élément le plus efficace et le plus souvent omis. Écrire ce que le projet ne fera pas supprime la moitié des conflits de livraison.
Les volumes réels
Combien d'utilisateurs simultanés, combien d'enregistrements, quelle taille de fichier. Ces chiffres changent l'architecture et ils sont presque toujours absents.
Les contraintes non négociables
Hébergement en Suisse, fonctionnement hors connexion, accessibilité, compatibilité avec un logiciel existant. Découvertes en cours de route, elles font exploser le budget.
La recette, écrite avant
La liste des contrôles qui seront faits à la livraison, rédigée au moment du cahier des charges. Si un contrôle ne peut pas être écrit, l'exigence correspondante est trop floue pour être tenue.
Les trois éléments qui font perdre du temps
Le choix des technologies. Imposer un langage ou une base de données dans un cahier des charges revient à choisir les outils du menuisier. Cela restreint les candidats sans améliorer le résultat, sauf contrainte réelle d'intégration, auquel cas ce n'est pas un choix de technologie mais une contrainte, et elle a sa place à ce titre.
Les maquettes détaillées écran par écran. Elles figent des décisions d'interface avant d'avoir vu un utilisateur s'en servir, et elles coûtent cher à produire comme à modifier.
Les exigences invérifiables. « Le système doit être ergonomique », « l'interface doit être moderne ». Elles ne protègent personne, parce qu'elles ne peuvent pas être constatées à la livraison.
Le test qui trie : pour chaque phrase du document, demandez comment on saura, le jour de la livraison, si elle est respectée. Ce qui ne survit pas à cette question ne sert à rien.
Écrire la recette avant, et pourquoi cela change tout
C'est le geste le plus rentable de tout le processus, et il est rare.
Rédiger la liste des contrôles de livraison au moment du cahier des charges oblige à transformer chaque souhait en quelque chose d'observable. Les exigences floues tombent d'elles mêmes, parce qu'on ne sait pas écrire leur contrôle.
Cette liste devient ensuite le procès verbal de recette, et la livraison cesse d'être une négociation. Chacun sait à l'avance ce qui sera vérifié, et le prestataire construit contre cette liste plutôt que contre son interprétation.
Faut il faire rédiger le cahier des charges par le prestataire ?
C'est fréquent et ce n'est pas absurde, à une condition : que ce travail soit payé séparément et que le document vous appartienne, y compris si vous choisissez ensuite quelqu'un d'autre.
Un cahier des charges rédigé gratuitement par celui qui espère décrocher le marché décrira, sans mauvaise intention, ce que ce prestataire sait faire. C'est humain, et cela vous coûte la comparaison.
Nous rédigeons ce type de document et nous facturons cette prestation à part, en vous laissant libre de l'emporter ailleurs. C'est la seule manière que le document vous serve vraiment.
Ce que cela coûte
Un cahier des charges de projet de PME, avec scénarios, périmètre, volumes, contraintes et recette écrite : de 2 500 à 7 000 francs selon l'ampleur, une à trois semaines.
Le document vous appartient sans réserve. Nous considérons qu'un cahier des charges que vous ne pouvez pas emporter chez un concurrent n'a pas rempli son office.
Un projet à cadrer ?
Document qui vous appartient, y compris si vous choisissez quelqu'un d'autre
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