La question est presque toujours posée à l'envers. On demande combien de temps garder, alors que le sujet est de savoir quoi garder, sous quelle forme, et comment le retrouver dix ans après, quand le logiciel qui l'a produit n'existera plus.
La durée que nous citons, et pourquoi c'est la seule
Le Code des obligations impose, à son article 958f, la conservation des livres et des pièces comptables pendant dix ans, dans une forme permettant de reconstituer les opérations.
C'est la durée que nous citons parce que nous l'avons lue dans le texte officiel. Toutes les autres durées relèvent d'autres régimes, dossiers du personnel, contrats, obligations sectorielles, données personnelles, et nous ne les avons pas vérifiées.
Nous préférons dire cela plutôt que publier un tableau qui aurait l'air complet. Un tableau de durées non vérifiées est repris tel quel par ceux qui le lisent, et une erreur s'y propage sans jamais être signalée. Votre fiduciaire et votre conseil tranchent ces cas là.
Nous ne publions aucune durée que nous n'avons pas lue dans un texte officiel. C'est plus court, c'est moins pratique, et c'est ce qui rend le reste croyable.
Ce que « reconstituer » implique, et qui est le vrai sujet
La loi ne demande pas seulement de garder, elle demande de pouvoir reconstituer les opérations. Cette nuance commande toute l'organisation.
Le document seul ne suffit pas. Il faut pouvoir rattacher une pièce à son écriture, connaître la date réelle, et savoir ce qui a été fait avec elle. Une facture retrouvée sans son lien comptable ne reconstitue rien.
Le format compte. Un fichier conservé dans un format propriétaire dépend d'un logiciel qui n'existera peut être plus dans dix ans. Les formats ouverts et documentés sont la seule garantie de lisibilité longue.
La lisibilité doit être testée. Ouvrir au hasard cinq documents de l'exercice d'il y a huit ans est un contrôle d'une heure qui révèle plus qu'un audit.
Pourquoi conserver trop longtemps est aussi un risque
Cela paraît prudent et cela ne l'est pas toujours.
Des données personnelles conservées au delà du nécessaire créent une exposition sans contrepartie : elles peuvent fuir, elles peuvent être demandées, et elles n'apportent plus rien. La loi fédérale sur la protection des données, RS 235.1, encadre le traitement de ces données, et la durée de conservation en fait partie.
Et un point pratique : plus le volume conservé est grand, moins la reconstitution est possible. Chercher dans quinze ans de documents non triés revient souvent à ne pas les avoir.
La bonne pratique n'est donc pas de tout garder indéfiniment, c'est de décider, par catégorie, une durée écrite, et de l'appliquer.
Comment organiser une conservation qui tient
Quatre gestes, et ils se prennent une fois.
Classer par catégorie et non par année, parce que les durées dépendent de la nature du document et non de sa date.
Écrire une durée par catégorie, sur une page, avec la raison. Cette page est le document le plus utile de l'organisation documentaire et il n'existe presque jamais.
Rendre la suppression effective et tracée : une suppression qui laisse des copies dans une sauvegarde éternelle n'est pas une suppression.
Tester la relecture chaque année, sur cinq documents anciens choisis au hasard. C'est le seul contrôle qui prouve que la conservation fonctionne.
Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas
Nous mettons en place le classement, la conservation en formats ouverts, la suppression tracée et le test annuel de relecture. Hébergement en Suisse, export complet à tout moment.
Nous ne déterminons pas vos durées légales. Elles dépendent de votre activité, de votre statut et de régimes que nous n'avons pas vérifiés. Nous construisons le système selon ce que votre fiduciaire et votre conseil auront tranché.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures, et il commence par le test de relecture sur cinq documents de l'exercice d'il y a huit ans.
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