L'automatisation comptable ne peut pas se faire n'importe comment en Suisse. Le cadre légal est précis, et le non-respect peut invalider votre comptabilité.
CO art. 958f : archivage 10 ans obligatoire
Le Code des Obligations impose la conservation de tous les documents comptables pendant 10 ans, dans un format permettant de reconstituer l'intégralité des opérations. Le robot génère automatiquement l'audit trail nécessaire avec horodatage et signature électronique.
TVA AFC : trois taux, une seule erreur coûteuse
La Suisse applique trois taux, fixés à l'article 25 de la loi régissant la taxe sur la valeur ajoutée, RS 641.20, et en vigueur depuis le 1er janvier 2024 : 8,1 % comme taux normal, 2,6 % comme taux réduit, qui vise notamment les denrées alimentaires, les médicaments et les livres, et 3,8 % comme taux spécial pour les prestations du secteur de l'hébergement, définies par la loi comme le logement avec petit déjeuner. S'y ajoutent les prestations exclues du champ de l'impôt. Le robot reconnaît le taux applicable selon la nature de la prestation et le statut du fournisseur, et il signale son incertitude au lieu de choisir quand le cas sort du cadre prévu.
Erreur TVA classique : appliquer le taux standard à une prestation de conseil d'un fournisseur UK post-Brexit. Le robot détecte et corrige automatiquement, économie mesurée : CHF 581 sur une seule facture.
QR-bill SIX : le standard obligatoire depuis 2022
Depuis le 1er octobre 2022, le QR-bill est le seul standard de paiement en Suisse. Le robot Börja génère des QR-bills conformes ISO 20022, importe les QR-bills reçus, et réconcilie automatiquement avec le relevé CAMT.053 bancaire.
Swiss GAAP : les écritures dans les règles
Toutes les écritures générées respectent le plan comptable Swiss GAAP et peuvent être directement validées par un réviseur ou transmises à l'AFC.
Ce qu'un robot comptable ne doit jamais décider
La frontière est simple à énoncer et elle structure toute l'installation : la machine transporte, calcule et trace ; l'humain décide.
Trois opérations restent humaines dans toutes nos mises en place. L'approbation d'une dépense, parce qu'elle engage l'entreprise. Le déclenchement d'un paiement, pour la même raison. Et la qualification d'un cas fiscal ambigu, parce qu'une règle automatique qui tranche dans le doute produit une erreur invisible.
Ce dernier point est celui qui distingue une installation sérieuse d'une démonstration. La bonne question à poser à un fournisseur n'est pas « quel est votre taux de reconnaissance » mais « que fait votre système quand il n'est pas sûr ». S'il choisit quand même, il fabriquera des erreurs indiscernables de ses succès.
Un taux de 95 pour cent signifie qu'une pièce sur vingt est mal lue. La question n'est pas ce chiffre, c'est de savoir si le système sait laquelle.
Ce que la piste d'audit doit contenir pour tenir
L'exigence de reconstitution de l'article 958f ne se satisfait pas d'un résultat juste. Elle demande de pouvoir expliquer comment il a été obtenu, dix ans après.
Concrètement, chaque écriture produite automatiquement porte chez nous quatre éléments : le document d'origine, la règle appliquée, la date et l'heure de l'opération, et l'identité de qui a validé. Sans ces quatre là, la reconstitution est une reconstruction, ce qui n'est pas la même chose.
L'utilité pratique dépasse la conformité. Quand une erreur apparaît au bouclement, la trace permet de retrouver toutes les écritures produites par la même règle et de les corriger d'un coup, au lieu de reprendre l'exercice.
Par où commencer, et en combien de temps
Jamais par tout le cycle comptable. Nous commençons par la partie où le volume est le plus élevé et le jugement le plus faible, ce qui est presque toujours la saisie des factures fournisseurs ou le rapprochement bancaire.
Un premier périmètre utile se livre en six à douze semaines, de 8 000 à 22 000 francs selon le volume et les logiciels à relier. L'audit préalable est offert et rendu sous 48 heures ; il mesure sur vos données réelles la part de pièces exploitables automatiquement, ce qui détermine à peu près tout le reste.
Besoin d'un expert ?
Audit gratuit sous 24h, Sans engagement, Genève et région
Obtenir mon audit gratuit