Tout stock informatique finit par diverger du stock réel. La question n'est pas de l'empêcher, ce qui est impossible, mais de faire en sorte que l'écart se voie vite et se corrige sans drame.
Les trois causes de l'écart, et une seule est technique
Nous les avons vues dans cet ordre de fréquence, et la première domine largement.
La sortie non saisie
Quelqu'un prend une pièce pour dépanner, en urgence, sans rien noter. Ce n'est pas de l'indiscipline, c'est que la saisie était plus longue que le geste. Si saisir prend plus de temps que prendre, la saisie ne se fait pas.
L'unité ambiguë
Une boîte de cent vis comptée tantôt en boîtes tantôt en vis. L'écart apparaît d'un facteur cent et personne ne comprend d'où il vient.
La correction silencieuse
Un inventaire ajuste le stock sans conserver l'écart constaté. On perd alors l'information la plus utile : où le système fuit.
Concevoir pour la sortie, pas pour l'entrée
Les entrées de stock sont saisies : elles accompagnent une facture, quelqu'un a le temps, c'est fait au bureau. Les sorties sont le problème, et c'est pourtant sur les entrées que la plupart des outils concentrent leur ergonomie.
Notre règle : sortir une pièce doit prendre moins de temps que d'aller la chercher. Concrètement, un geste sur un téléphone, sans mot de passe à retaper, souvent sans connexion, avec une confirmation immédiate.
Tout ce qui alourdit ce geste sera contourné, et le contournement ne se voit pas : l'outil affiche des chiffres cohérents et faux.
Ce que l'inventaire doit produire, au delà d'un chiffre juste
Un inventaire qui se contente de corriger le stock jette l'information la plus précieuse.
Nous conservons systématiquement l'écart constaté par article : combien, dans quel sens, depuis le dernier comptage. Au bout de deux inventaires, la liste des articles qui dérivent apparaît, et elle désigne exactement où le processus fuit.
C'est cette liste qui permet d'agir, pas le stock corrigé. Trois articles qui dérivent systématiquement révèlent souvent un poste de travail où la saisie est impraticable.
Un stock informatique parfaitement égal au stock réel après inventaire ne prouve rien sur les onze mois suivants. Ce qui prouve, c'est la vitesse à laquelle un écart devient visible.
Faut il des codes à barres ?
Souvent oui, et pas toujours. Un code à barres accélère le geste, ce qui est exactement le bon levier. Mais il suppose que chaque article en porte un, ce qui représente un travail initial réel.
Pour un atelier avec deux cents références qui bougent, c'est rentable. Pour une entreprise avec trente références volumineuses, une liste bien ordonnée sur un téléphone est plus rapide qu'un scan, et bien moins chère.
Nous regardons le nombre de références réellement mouvementées, pas le nombre de références existantes. L'écart entre les deux est souvent d'un facteur cinq.
Coût et délai
Un outil de stock avec sortie rapide sur téléphone, fonctionnement hors connexion, inventaire avec conservation des écarts et exports : de 6 000 à 16 000 francs selon le nombre de références et les raccordements. Cinq à dix semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il regarde surtout une chose : combien de temps prend aujourd'hui une sortie de stock, chronométrée sur le poste réel.
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