Un tableur est un excellent prototype et un mauvais système d'exploitation d'entreprise. Le problème n'apparaît pas quand il devient gros, mais quand il devient partagé, parce que deux personnes ne peuvent pas y écrire en même temps sans qu'une des deux perde quelque chose.
Les cinq signaux qu'il est temps d'en sortir
Aucun ne concerne la taille du fichier. Tous concernent ce qui se passe autour.
Une seule personne sait le faire marcher
Le signal le plus grave. Ce n'est plus un outil, c'est une dépendance à un individu, et elle devient un incident le jour d'un départ ou d'un arrêt maladie.
Il existe en trois versions
Fichier final, fichier final v2, fichier final corrigé. Personne ne sait laquelle fait foi, et quelqu'un travaille sur la mauvaise.
On ne sait plus qui a changé quoi
Une valeur a bougé, personne ne sait quand ni pourquoi. Dans un contexte comptable ou réglementaire, c'est un problème sérieux.
Les formules cassent en silence
Une ligne insérée, une plage décalée, et un total devient faux sans aucun message. C'est le mode de défaillance le plus dangereux du tableur : il ne s'arrête pas, il ment.
Il faut le fermer pour travailler
Deux personnes qui doivent se coordonner par message pour savoir qui l'ouvre : le tableur a dépassé son domaine d'emploi.
L'erreur qui fait échouer la moitié de ces migrations
Elle consiste à reproduire le tableur à l'identique, colonne par colonne, dans une application. Le résultat est un tableur plus lent, plus cher, et que personne n'aime.
Un tableur contient trois choses mélangées : des données, des règles de calcul, et des habitudes de présentation. Seules les deux premières méritent d'être reprises. Les habitudes de présentation sont souvent des contournements de limitations du tableur, et les transporter revient à importer le problème avec la solution.
Notre méthode : partir de la question à laquelle le fichier sert à répondre, pas de sa structure. Cette question tient en général en une phrase, et elle est plus étroite que le fichier ne le laisse croire.
Avant toute migration, nous demandons quelle décision se prend grâce à ce fichier, et à quelle fréquence. Il arrive que la réponse soit « aucune », et dans ce cas la bonne migration consiste à supprimer le fichier.
Ce qu'on remplace en premier, et pourquoi
Jamais tout d'un coup. On commence par la partie où plusieurs personnes écrivent en même temps, parce que c'est là que le tableur perd réellement des données.
Le reste, calculs, analyses, mises en forme, peut rester dans un tableur qui se branche sur la nouvelle base. Beaucoup d'entreprises découvrent avec soulagement qu'elles peuvent garder leurs tableaux de calcul tout en supprimant le partage concurrent qui les cassait.
Ce que cela coûte et combien de temps
Reprendre la partie partagée d'un tableur métier, avec historique des modifications, droits par personne et export vers vos outils actuels : de 6 000 à 18 000 francs, livré en quatre à dix semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il regarde le fichier réel, pas sa description, et il dit ce qui doit être repris, ce qui peut rester en tableur, et ce qui devrait disparaître.
Ce que vous ne perdez pas
L'historique, qui est repris. La possibilité d'exporter vers un tableur, que nous livrons systématiquement parce que vos partenaires continueront d'en demander. Et la propriété : le code et la base vous appartiennent, l'hébergement est en Suisse.
Un fichier devenu critique ?
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