Un bureau d'études vend des heures, et il en perd beaucoup à des tâches qu'il ne facture pas. La première d'entre elles est de retrouver la bonne version d'un document, et elle coûte chaque semaine, sur chaque projet.
Le coût réel de la mauvaise version
Il ne se compte pas en minutes de recherche. Il se compte en travail fait sur une base périmée, et découvert plus tard.
La séquence est connue : un document circule par courriel, il est modifié par deux personnes en parallèle, une version arrive à un partenaire externe pendant qu'une autre est corrigée en interne, et le chantier part sur l'une des deux.
La cause n'est jamais la négligence, c'est l'absence d'un endroit unique qui fasse foi. Tant que le document vit dans des boîtes de messagerie, aucune convention de nommage ne suffira, et beaucoup de bureaux ont essayé.
Le test qui mesure : demandez à trois personnes de vous envoyer la dernière version d'un document en cours. Si vous recevez trois fichiers différents, le problème n'est pas humain.
Les trois chantiers qui libèrent le plus d'heures
Aucun ne demande de changer vos logiciels de conception, et c'est volontaire.
L'endroit unique qui fait foi
Un espace où la dernière version est évidente, où les précédentes restent consultables, et où l'on voit qui a modifié quoi et quand. Le courriel redevient un moyen de prévenir, pas de transporter.
Le suivi des heures par phase
Saisi en trente secondes en fin de journée, il alimente la facturation et surtout le prix de revient réel par type de mission. C'est ce qui permet de refuser un mandat en connaissance de cause.
L'échange avec les intervenants externes
Un espace où le maître d'ouvrage, l'entreprise et les autres bureaux déposent et récupèrent, avec une trace. Il supprime les pièces jointes et les questions sur la version.
Le prix de revient, que personne ne connaît
Un bureau estime ses missions à l'expérience, et l'expérience est bonne en moyenne et fausse sur les cas particuliers, qui sont exactement ceux où l'on perd de l'argent.
Des heures saisies par phase, accumulées sur plusieurs projets comparables, donnent un prix de revient réel. Il révèle presque toujours deux choses : une phase largement sous estimée, et un type de mandat systématiquement déficitaire.
Ce savoir vaut plus que n'importe quel gain de productivité, parce qu'il change ce que vous acceptez, pas seulement la vitesse à laquelle vous le faites.
La conservation, qui court sur des décennies
Un projet de construction produit des documents qu'il faudra pouvoir ressortir des années plus tard, parfois dans un contexte de responsabilité.
Trois exigences en découlent. Rien n'est écrasé : une nouvelle version s'ajoute, l'ancienne reste. Les dates sont celles de la création, pas de l'importation, et elles diffèrent souvent. Et l'export est complet et lisible, parce que le logiciel d'aujourd'hui ne sera pas celui de dans quinze ans.
Hébergement en Suisse, sauvegardes versionnées, copie hors site sur un compte qui ne peut pas effacer.
Coût et délai
Un espace de documents faisant foi, avec versions, traces d'accès et échange externe, plus un suivi d'heures par phase : de 10 000 à 26 000 francs selon la taille du bureau. Six à douze semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il commence par le test des trois versions, et par une mesure du temps passé hors production sur une semaine.
Trois versions différentes ?
Audit gratuit sous 48 heures, à partir du test des trois versions
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