La question se pose presque toujours au mauvais moment, quand un prestataire déçoit ou quand un projet dérape. Et elle se tranche presque toujours sur le coût, qui est le critère le plus trompeur des quatre.
Pourquoi le calcul de coût est trompeur
Comparer un salaire annuel à une facture de prestataire donne une réponse fausse dans les deux sens.
Du côté du salarié, on oublie le coût complet : charges, poste de travail, licences, formation, congés, et surtout le temps de management. Et on oublie que la compétence recrutée est une compétence : un développeur ne fait pas de la sécurité, un administrateur système ne fait pas d'ergonomie.
Du côté du prestataire, on oublie le temps interne qu'il consomme quand même, et le coût du changement si la relation s'arrête.
Le calcul honnête se fait sur trois ans, avec le coût complet des deux côtés, et il donne souvent un écart plus faible que prévu. Ce qui veut dire que le coût ne devrait pas être le critère décisif.
Les quatre critères qui départagent vraiment
Ils se posent à la direction et ils ne demandent aucune compétence technique.
La continuité
De quoi avez-vous besoin en permanence, et de quoi par à-coups ? Ce qui est permanent penche vers l'interne, ce qui est ponctuel vers l'externe, et la plupart des PME ont surtout du ponctuel.
La diversité des compétences
Un seul salarié couvre un métier. Vos besoins réels en couvrent souvent quatre ou cinq. C'est l'argument le plus fort en faveur de l'externe et le moins souvent formulé.
La proximité du métier
Ce qui touche à votre savoir-faire propre gagne à être compris de l'intérieur. Ce qui est générique, hébergement, messagerie, sauvegarde, n'y gagne rien.
Le risque de dépendance
Il existe des deux côtés. Un prestataire unique qui détient tout est un risque ; un salarié unique qui détient tout en est un autre, et personne ne le voit parce qu'il est dans l'entreprise.
La solution intermédiaire que personne n'envisage
Elle consiste à internaliser la responsabilité sans internaliser l'exécution.
Concrètement : une personne chez vous, pas nécessairement technique, qui porte le sujet. Elle connaît l'inventaire des outils, elle détient les accès, elle sait qui appeler, elle arbitre les priorités, et elle vérifie ce qui est livré.
C'est le poste qui manque le plus souvent, et son absence explique la majorité des relations qui se dégradent avec un prestataire. Le prestataire décide à la place du client parce que personne ne décide côté client, et le client s'en aperçoit trop tard.
Ce rôle représente quelques heures par semaine, pas un poste, et il change tout.
Ce qui doit rester chez vous, quoi qu'il arrive
Quatre choses, et elles ne se sous-traitent jamais, même quand tout le reste l'est.
La propriété. Code, données, noms de domaine, comptes. Au nom de l'entreprise, dès le premier jour.
Les accès. Vous devez pouvoir entrer seul, sans appeler personne.
L'inventaire. Une page qui dit ce qui tourne, où, et qui y touche.
La décision. Un prestataire propose, chiffre et exécute. Il ne décide pas de ce que fait l'entreprise.
Ce que nous disons quand la réponse est d'internaliser
Cela arrive, et nous le disons. Une entreprise dont les besoins sont permanents, homogènes et proches de son métier a intérêt à recruter, et notre rôle devient alors d'accompagner ce recrutement plutôt que de le remplacer.
Nous intervenons aussi en complément d'une équipe interne, sur ce qu'elle ne couvre pas : un pic de charge, une compétence ponctuelle, un regard extérieur sur une architecture.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il pose les quatre critères sur votre cas et il donne une réponse, y compris quand elle ne nous arrange pas.
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