Un budget numérique se construit mal parce qu'on additionne des projets. Il se construit bien quand on part de ce qui tourne déjà, qui est presque toujours plus coûteux que ce que la direction estime.
Commencer par l'inventaire de ce qui tourne
Le premier exercice n'est pas de choisir des projets, c'est de lister ce que vous payez déjà, et il réserve des surprises.
Abonnements mensuels, hébergement, noms de domaine, licences, maintenance, prestations récurrentes. La somme est presque toujours supérieure à l'estimation, et une part concerne des outils que plus personne n'utilise.
Cet inventaire se fait en une demi journée à partir des relevés bancaires et des factures. Il produit souvent une économie immédiate qui finance une partie du reste, et il donne le socle sur lequel construire.
Le poste qui grossit sans que personne le regarde : l'accumulation d'abonnements à quelques dizaines de francs par mois. Un inventaire annuel écrit suffit à le contenir, et il ne se fait presque jamais.
Les trois postes qu'on oublie toujours
Ils apparaissent en cours d'année et déséquilibrent le budget.
La maintenance de ce qu'on vient de construire. Un outil livré cette année coûtera à faire vivre l'année prochaine : corrections, évolutions, mises à niveau. Compter entre dix et vingt pour cent du coût initial par an est un ordre de grandeur raisonnable.
Le temps interne. Un projet consomme des heures de vos équipes, pour expliquer, tester, reprendre les données. Ce coût est réel et ne figure jamais au budget, ce qui fait paraître les projets moins chers qu'ils ne sont.
La reprise de données. Presque toujours facturée à part, presque jamais anticipée, et sa difficulté dépend entièrement de l'état des sources.
La règle qui évite le budget entièrement mangé
Au bout de quelques années, un budget numérique peut être intégralement consommé par la maintenance de l'existant, sans qu'aucun projet neuf soit possible.
La parade est une règle de répartition, décidée à l'avance et tenue : une part pour faire vivre l'existant, une part pour un projet qui rapporte, et une part pour réduire ce qui coûte.
Cette troisième part est celle que personne ne prévoit et c'est la plus rentable : supprimer un abonnement inutile, remplacer un outil trop cher, automatiser une recopie. Elle diminue le budget de l'année suivante, ce qu'aucun projet neuf ne fait.
Comment arbitrer entre plusieurs projets
Trois questions suffisent, et elles se posent sans compétence technique.
Quel est le coût actuel du problème ? S'il n'est pas chiffré, le projet ne peut pas être arbitré, et un relevé d'une semaine suffit à le chiffrer.
Que se passe t il si on attend un an ? Certains problèmes stagnent, d'autres s'aggravent. Cette réponse départage mieux que le retour attendu.
Qui portera l'outil ensuite ? Un projet sans propriétaire côté métier meurt en dix-huit mois, quel que soit son intérêt. S'il n'y a personne, le projet attend.
Ce que nous faisons à cette période
L'inventaire de ce que vous payez déjà, la mesure du coût des problèmes candidats, et un chiffrage ferme des projets retenus. C'est inclus dans l'audit, offert et rendu sous 48 heures.
Et un devis ferme sous 24 heures pour ce qui est décidé, avec paiement en trois fois. Vous ne payez jamais au delà du devis signé, et ce qui sort du périmètre est chiffré avant d'être fait.
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