Une régie ne manque pas de logiciel de gérance, elle en a un et il fait son travail. Ce qui l'use est ce qui vit à côté : les appels, les avis de travaux, les états des lieux, et la recherche du document que quelqu'un demande.
Où passe réellement le temps d'un gérant
La réponse surprend rarement les gérants et surprend souvent les directions.
Les appels et courriels de locataires, dont une grande partie porte sur trois questions : où en est ma demande de réparation, quand aura lieu l'intervention, et où trouver un document que j'ai perdu.
La coordination des interventions, qui consiste à faire se rencontrer un artisan, un locataire et une clé, ce qui demande plusieurs allers retours.
La recherche de pièces, contrats, avenants, procès verbaux, photos d'état des lieux, éparpillés entre le logiciel de gérance, un serveur et des boîtes mail.
Le portail locataire, et pourquoi la plupart ne servent pas
Un portail qui affiche des documents que le locataire possède déjà est ouvert une fois, par curiosité, et jamais plus.
Il devient utile à deux conditions. Il montre un état qui bouge : où en est ma demande, quelle est la prochaine étape, quelle date est prévue. Et il permet d'agir : signaler un problème avec une photo, proposer des créneaux, confirmer une intervention.
Une demande signalée avec deux photos et une description guidée arrive qualifiée, ce qui supprime le premier aller retour et fait souvent gagner deux jours sur l'intervention.
Le test qui décide du contenu : prenez cinquante appels entrants et classez les par motif. Le portail doit couvrir les trois premiers motifs, et rien d'autre au départ.
L'état des lieux, où se joue le contentieux
C'est le document qui coûte le plus cher quand il est mal fait, et il est presque toujours fait dans de mauvaises conditions : debout, vite, avec un locataire pressé.
Trois exigences le rendent défendable. Des photos rattachées à la pièce et non versées en vrac. Une date de prise de vue conservée et non la date d'importation, qui diffère souvent de plusieurs jours. Et un original jamais modifié, toute retouche créant une copie.
Le point suivant est moins connu : un gros plan sans plan large ne prouve pas où il a été pris. Deux clichés à la suite, un large et un rapproché, referment la plupart des contestations.
Les données des locataires, qui sont sensibles
Une régie détient des identités, des coordonnées, des situations financières, parfois des éléments de vie privée signalés dans une réclamation.
Deux règles que nous n'assouplissons pas. Un locataire ne voit que ses propres données, vérifié par des contrôles automatiques à chaque affichage et non par la confiance dans le code. Et les accès sont tracés, pour pouvoir répondre à la question de savoir qui a consulté quoi.
Hébergement en Suisse, code livré, reprise possible par un autre prestataire.
Coût et délai
Un portail à trois écrans avec signalement qualifié, suivi d'intervention et documents, raccordé en lecture à votre logiciel de gérance : de 12 000 à 30 000 francs selon le parc et les raccordements. Huit à quatorze semaines.
Un dispositif d'état des lieux avec photos rattachées et dossier de preuve exportable : de 6 000 à 15 000 francs, quatre à dix semaines.
L'audit est offert et rendu sous 48 heures. Il commence par le classement de cinquante appels entrants, qui dit ce qu'il faut construire et ce qu'il ne faut pas.
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